Informacje ogólne

Wstęp

Spuma to rozbudowany system klasy DMS (Document Managment System - Sytem Zarządzania Dokumentami). Jego głównym zadaniem to zarządzanie, przetwarzanie , porządkowanie i sterowanie przepływem dokumentacji w firmie.

System DMS

Systemy DMS to narzędzia informatyczne pozwalające na przetwarzanie róznych dokumentów powstających w firmach. Przetwarzanie najczęsciej dotyczy:

papierowych jak i elektronicznych dokumentów wewnętrznych firmy takich jak
- zarządzenia,
- zapotrzebowania,
- dokumenty działu HR,
- polecenia wyjazdu i rozliczenia ich,
- atesty,
- polisy
- i inne
papierowych jak i elektronicznych dokumentów wpływających do firmy
- z zamówienia od klientów,
- faktury,
- listy
- i inne

Systemy te wspomaga w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Aplikacje DMS bardzo często wykorzystują narzędzia OCR (Optical Character Recognition) przetwarzające dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Główne funkcje systemu

Digitalizacja dokumentów (OCR)
- OCR podstawowy (rozpoznawanie i indeksowanie słów)
- OCR zaawansowany ( rozpoznawanie określonych pól na dokumentach)
Przechowywanie dokumentów
- Kategoryzowane repozytorium (katalogi)
- Dane przechowywane w bazie
- Definiowanie klasy dokumentu
- Rozbudowane możliwości wyszukiwania:
  - po atrybutach
  - po słowach kluczowych
  - po rozpoznanych przez OCR słowach
Zabezpieczanie dostępu
- Definiowanie użytkowników i grup
- Rozbudowany system uprawnień
- Szyfrowany przesył danych
Opisywanie dokumentów
- Opisywanie atrybutami zarówno standardowymi jak i własnymi
- Opisywanie tabelaryczne (np. koszty dla poszczególnych pozycji)
- Mechanizm komentarzy
- Kojarzenie dokumentów ze sobą
Definiowanie klas dokumentów
- Tworzenie własnych atrybutów
- Tworzenie zarówno słowników statycznych jak i interaktywnych, pobierających dane z dowolnego źródła SQL
Zatwierdzanie dokumentów
- Predefiniowane schematy zatwierdzeń
- Edycja schematów Ad-Hoc
- Interaktywne procesy zatwierdzeń ( kolejne kroki zależne od poprzednich)
- Automatyczne powiadomienia
- Poczta wewnętrzna
Analizy
- Raporty
- Filtry
- Grupowanie
- Alarmy
Generowanie dokumentów
- Dokumenty własne (edytor dokumentów online)
- Dokumenty tworzone z szablonów (wnioski urlopowe , delegacje itp)
Pozostałe
- Dzienniki korespondencji z konfigurowalnymi atrybutami
- Definiowanie operacji automatycznych (np księgowania do sytemu ERP)
- Powiązania z systemem ERP (baza klientów , podgląd dekretów)
- Definiowanie zastępstw